Comment suivre et relancer vos créances en 8 étapes

 

  • Votre prestation chez votre client est terminée ?

  • Vous lui avez transmis votre facture  ?

  • La date butoir du paiement est passée, mais le règlement n’arrive pas ?

  • Vous n’avez pas anticipé cette situation. Comment réagir ?

 

Réagir rapidement est très important, car le retard de paiement peut représenter beaucoup d’enjeux pour l’entreprise, notamment pour sa trésorerie.

En effet, Il est important de mettre en place une gestion des relances clients dès le début de votre activité, car vos clients seront au courant de vos modalités de paiement des le début de vos prestations.

De nombreuses entreprises connaissent des difficultés de trésorerie, car les retards de paiements de leurs clients n’ont pas été assez suivis, ou minimisés.

Je vous propose 8 étapes pour mettre en place votre gestion des relances clients 

1e ÉTAPE : Mise en place de vos Conditions Générales de Ventes
  • Il est important d’informer vos clients de vos conditions générales de ventes (CGV). Une fois établis,  vous pouvez les joindre à vos devis, et demandez à vos clients de les accepter lors de la signature du devis ou du contrat.
  • Vos modalités de paiement sont également rappelées à nouveau sur la facture (date de paiement, moyen de paiement). Vos clients ne pourront pas dire qu’ils n’étaient pas au courant, et vous serez en règle en  cas de procédure contentieuse.
2ème ÉTAPE Prendre quelques précautions
  • Si votre client est un professionnel, vous avez la possibilité de vérifier sa solvabilité en consultant le registre des informations commerciales. l’extrait K-bis s’obtient auprès du greffe du tribunal de commerce du lieu de domicile de la personne physique ou du siège social de la personne morale. Il est nécessaire de disposer de la raison sociale pour une personne morale ou du nom et prénom pour une personne physique. Ce document vous indiquera si l’entreprise est en état de redressement judiciaire ou de liquidation de biens.
3ème ETAPE L’organisation

En effet, si vous ne savez pas où vous en êtes dans vos encaissements, vous ne pouvez pas relancer vos clients.

  • Mettre en place dès le début de votre activité un tableau de bord de vos factures et de vos créances  (Nom du client, date de la facture, montant facturé, délai de paiement,  date du paiement, nombre de jours de retard de paiement, etc.).
  • Vous pouvez également suivre vos créances sur un logiciel de trésorerie, à condition bien sûr que ce logiciel soit à jour de saisie. Il serait très ennuyeux commercialement de relancer un client à tort.
  • Les logiciels de facturation ont également souvent une partie suivie des créances, très pratique.
4ème ÉTAPE : Le pointage

Votre tableau de bord ou votre logiciel de trésorerie est à jour. Vous devez pointer vos comptes clients régulièrement.

  • Organisez-vous pour faire ce pointage toujours à la même période, par exemple avant la nouvelle facturation en début de mois.
  • Créer un tableau « clients à relancer » : en indiquant les montants dus, la date butoir de paiement, la date de la première relance téléphonique, la première relance écrite, de la 2eme relance écrite,  les créances contentieuses, les informations et solutions mises en places (étalement, délais supplémentaires accordés, etc.).
5ème ÉTAPE : La relance téléphonique

Pour une première relance, j’opterais pour une relance téléphonique. Pourquoi ?

  • Souvent, il s’agit d’un oubli, et il est plus « commerciale » de communiquer directement par téléphone avec votre client afin de savoir la raison du retard. En général, le client règle rapidement après votre appel.
  • Il peut y avoir une raison qui concerne la prestation, le client attendait juste votre appel pour en parler avec vous, s’il y a d’autres raisons, elles pourront  être éclairées et  traitées rapidement.

Il est donc important de bien communiquer avec votre client afin de régler avec lui le problème.

Vous n’arrivez pas à joindre votre client ? Il fait la sourde oreille ?  Il vous mène en bateau, il ne faut donc plus hésitez , et il va vous falloir passer à l’étape six.

6ème ÉTAPE : première relance écrite

A ce stade, la lettre de relance doit être simple, sans faire valoir d’arguments juridiques.

  • Il suffit de préciser sur la lettre qu’il y a un retard de paiement, qu’à la suite de votre appel téléphonique vous n’avez toujours pas le règlement. Lui rappeler également qu’il a accepté vos conditions générales de ventes en signant votre devis et qu’il se doit de régler la ou les factures qui vous sont dues dès réception du courrier.
  • Si le client est un professionnel, la loi l’oblige à régler les pénalités de retard figurant sur la facture ainsi qu’une indemnité forfaitaire.

Dans la plupart des cas, le litige s’arrête à cette première relance. Mais parfois, la situation peut durer. Il faut donc passer à la septième étape.

7ème ÉTAPE : deuxième relance écrite
  • il faut donc rédiger une seconde lettre, plus ferme, mais surtout il ne faut pas être agressif.
  • Vous devez lui préciser que s’il ne règle pas dans les plus brefs délais, vous serez contraint de recourir à un mandataire du recouvrement.

Cette  relance peut en effet déclencher rapidement un paiement, car souvent le client ne veut pas être contraint de payer des frais supplémentaires du au recouvrement.

Si le problème perdure malgré un appel téléphonique et deux relances, il faut passer à la huitième étape.

8ème ÉTAPE : la mise en demeure
  • La mise en demeure de payer ne permet pas de pratiquer une saisie, mais elle permet de s’orienter vers un recouvrement judiciaire, elle doit prendre une forme précise et contenir des mentions obligatoires. Il est donc important de bien la rédiger en suivant un modèle bien précis. Je vous conseille de vous faire aider à rédiger cette mise en demeure.  Elle peut être adressée en lettre recommandée avec accusé de réception.

Si malgré toutes ses étapes, vous n’avez toujours pas encaissé vos règlements, Je vous conseille de contacter une société de recouvrement d’impayés afin de mettre en place une procédure.

Pour vous prémunir contre le risque de factures impayées, il existe également des assurances. Ces assurances vous offrent une prévention et une surveillance de vos clients. En cas de retard de paiement ou de factures impayées, votre entreprise est indemnisée avec un taux de pourcentage de vos créances.  Si vos factures concernent des montants importants qui peuvent mettre en péril votre entreprise , ces assurances peuvent être intéressantes, également pour de nouvelles entreprises qui ne possèdent pas un gros fonds de roulement.

Mise en pratique

Pour un bon suivi  de vos créances, et afin de garder de bonnes relations avec vos clients, il est parfois plus judicieux d’externaliser le travail de relances de vos factures.

En effet, le client pourra parfois plus facilement expliquer son problème à une personne extérieure, et celle-ci sera moins impliquée et  plus à même à trouver des solutions.

ESPRIT SECRÉTARIAT vous propose une collaboration afin de mettre en place le suivi de vos créances,  Je peux également vous aider à créer vos modèles de lettres de relances.

Trouvons ensemble les meilleures solutions pour améliorer rapidement votre trésorerie en gardant un contact serein avec vos clients.  Je vous offre un audit pour que nous analysions ensemble vos besoins.

 

 

 

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