Comment mettre en place une bonne organisation administrative dans son entreprise ?

Les 8 méthodes pour une bonne organisation administrative dans votre entreprise

QUELS SONT LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE ?

Ne pas perdre les documents
Gagner du temps
Suivre sereinement la gestion de votre entreprise
Ne pas oublier les dates butoirs en matière fiscale et sociale

 

 


1- Les documents de "Votre Entreprise"
  • Pochette « Porte vues »

Dans ce porte vues, vous pourrez ranger vos documents « entreprises ».

  • KBIS
  • STATUTS
  • BILANS
  • Procès-verbal d’assemblée générale
  • etc.

2- La réception du courrier 
  • Trieur « A Traiter »
    • Tous ces documents pourront être rangés dans un trieur (clients, fournisseurs, salarié, organismes, etc.) afin d’être traités rapidement sans tout mélanger.
    • Les factures pourront éventuellement être numérisées sur un même ordinateur afin de les retrouver rapidement.

Le courrier reçu doit être classé dans ce trieur par nature

  • Commandes des clients
  • Demandes de prix ou documentation
  • Factures d’achat
  • Factures de ventes
  • Offre de services
  • règlements clients
  • relevés de banque
  • Publicité
  • Notes de frais
  • Autres

3- Tenue de votre trésorerie 
  • La caisse enregistreuse 
    • Si vos encaissements sont enregistrés dans une caisse , vous devez effectuer un contrôle journellement de votre solde de caisse. Prévoyez un agenda, ou vous noterez vos recettes du jour  et/ou vous accrocherez le ticket « z » du journal de la caisse enregistreuse. Toutes les dépenses en espèces doivent être notées sur cet agenda avec les pièces justificatives.

  • Les chèques  veuillez à ce qu’ils soient toujours libellés au nom de votre entreprise. L’endos doit être noté derrière le chèque bancaire (numéro de compte et signature).

  • Les relevés de comptes seront rangés dans un classeur « BANQUES »

4- Les achats et frais généraux
  • Vérification 
    • Les factures d’achats doivent être contrôlées avec le bon de commande et de livraison, les problèmes éventuels pourront ainsi être signalés aussitôt.
      Bien vérifier également vos factures de frais généraux (l’identité du fournisseur, son numéro siret et la TVA) avant le paiement.

  • Classeur ACHATS 
    • Les factures d’achats seront classées par échéance et fournisseur. Je vous conseille de transmettre l’original de la facture au comptable et de garder un double pour vous, afin de faire le point plus facilement avec celui-ci. Vous pouvez également photocopier un double de la facture afin de la ranger par chantier pour les entreprises du bâtiment par exemple.

  • Classeur RETOUR DE MARCHANDISES
    • Ouvrir un classeur RETOUR DE MARCHANDISES,
    • Créé un bon de retour en attendant l’avoir de la facture. Notez sur ce bon le nom du fournisseur, les références et la date de la facture. Lors de la réception de l’avoir, vous pourrez ensuite rapprocher le bon avec cet avoir et mettre la facture correspondante au paiement.

  • Règlement
    • Lors du règlement, effectué à partir de votre échéancier mis en place dans le classeur de factures d’achat, indiquez sur la facture la date, le mode du règlement.

  • Suivi de votre trésorerie et rapprochement bancaire :
    • Mettre en place un tableau de bord afin de suivre votre trésorerie avec un échéancier. Cela vous permettra de vérifier si votre trésorerie est suffisante pour les paiements de vos factures à venir et de calculer un éventuel besoin de financement.

5- Les ventes ou prestations de services
  • Classeur COMMANDES  OU DEVIS EN COURS 
    • Elles sont faites par écrit, ou devis signés. Si vous devez faire une livraison de la marchandise, vous devez conserver un exemplaire du bon de livraison. Il servira à établir votre facturation. Pour les prestataires de services, le devis vous servira à établir votre facturation.

  • Classeur FACTURES DE VENTES
    • Classez vos clients par nom et échéance. Lors du paiement vous pouvez avoir un tampon « payer le «  pour vous aider à suivre rapidement vos impayés.
    • Établir également un tableau de bord afin de suivre régulièrement les règlements de vos clients et de pouvoir relancer les retardataires. Ce tableau pourra également être croisé avec le tableau de bord des dépenses pour optimiser votre trésorerie. (Recettes en attente/Dépenses à venir).
    • Si vos clients retournent de la marchandise, vous devez établir des bons de retours et des avoirs de factures.

6- le personnel et les charges sociales
  • classeur SOCIAL 
    • Par salarié, avec intercalaires :
      • Contrat de travail
      • Fiches de paies
      • Certificat de visites médicales
      • Suivis des congés
      • RTT
      • Gestion des maladies 
      • etc.

  • Mettre en place  tous les registres obligatoires (registre unique du personnel, des repos hebdomadaires, accidents de travail, conventions de stage, registre médical du salarié.
    • Voir mon article sur les registres obligatoires  dans mon blog.
  • Mettre en place l’affichage obligatoire dans les entreprises.
    • Voir mon modèle d’affiche dans mon blog
  • Vous devez détenir la convention collective de votre activité.
  • Effectuer la déclaration embauche préalable dans les 8 jours précédant l’embauche, au plus tard le jour de son arrivée.
  • Inscrire votre salarié auprès de la médecine du travail et l’affilier à la prévoyance si l’entreprise est couverte par un accord obligatoire ou si le salarié est cadre.
  • Une fiche de paie mensuelle doit être établie
  • Les déclarations sociales doivent être établies dans les délais impartis.

7- L'archivage 
  • Boite d’archives
    • Chaque fin de période fiscale, vous devez archiver vos documents.
    • Vous pouvez retrouver dans mon blog les délais de conservation des documents, afin de faire le point régulièrement sur les durées de conservation des documents.

  • L’archivage électronique
    • Elle est autorisée avec une procédure méthodique :  Documents identifiés facilement, numérotés et datés par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
    • La signature électronique est aujourd’hui un bon outil pour cet archivage.

8- La Collaboration avec un spécialiste de la gestion administrative
  • ESPRIT SECRÉTARIAT est spécialisée dans la gestion administrative

  • Vous êtes créateur d’entreprise et vous voulez démarrer avec une organisation optimale.
    • je vous propose un accompagnement personnalisé afin de vous guider dans la mise en place de votre organisation administrative.
  • Votre entreprise est installée depuis plusieurs années, mais vous souhaitez réorganiser et restructurer votre méthode administrative.
    • Je vous propose de mettre en place une nouvelle méthode d’organisation facile afin que vous puissiez gagner en efficacité.

ESPRIT SECRÉTARIAT  vous propose également ses services dans la gestion quotidienne de votre entreprise afin de vous consacrer à votre cœur de métier.

 

 

 

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